Plataforma Provincial Logística Sanitaria

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plataforma  Los hospitales del SSPA están asistiendo a una transformación muy importante en cuanto al modelo de gestión de compras. Durante el año 2012 se crearon las  Plataformas Provinciales de Logística Sanitaria en Andalucía (PLS). Concretamente la de Sevilla logró su pleno desarrollo en 2013.

La PLS de Sevilla atiende a las necesidades de abastecimiento de bienes y servicios de los diferentes Hospitales, Distritos de Atención Primaria y Centros de Especialidades pertenecientes al Servicio Andaluz de Salud. Asume funciones de contratación administrativa, aprovisionamiento, almacenamiento, distribución, control de consumos, gestión de facturas, contabilidad y control de operaciones.

Con la creación de las plataformas se pretende dar respuesta satisfactoria a varias necesidades: una integración total a nivel provincial de las compras y su logística, y la de todos los procesos de licitación pública y de la facturación.

El objetivo primordial es la agilización, protocolización y homogeneización de los procesos, buscando economías de escalas, asegurando un mayor control y un ahorro de costes.

La integración de todos los centros peticionarios de una provincia en una plataforma y la coordinación de todas ellas, supone un desafío extraordinario, proyecto que ha podido hacerse realidad gracias a un equipo de profesionales multidisciplinar con una gran experiencia en cada uno de los ámbitos.

La PLS de Sevilla comprende los Hospitales Virgen Macarena y Virgen del Rocío, las Áreas Sanitarias de Osuna y Sevilla Sur y los Distritos de Atención Primaria de Sevilla y Aljarafe-Norte. 

Físicamente se encuentra localizada en las instalaciones del Hospital Universitario Virgen del Rocío, cuenta con un grupo de 160 profesionales con diferentes puntos de apoyo en algunos centros peticionarios.

Algunos datos relevantes:

Volumen de compra: 465.628.204€

Número de pedidos: 175.865

Número de expedientes públicos de licitación: 199

Aproximadamente, los Hospitales Virgen Macarena y Virgen del Rocío aportan un 75% de las cifras dadas anteriormente. 

La asunción de las competencias en materia de compras por la PLS provincial es una medida corporativa necesaria para la sostenibilidad del SSPA pero limita la capacidad de HUVM-VR para dar respuesta a las preocupaciones de los proveedores que, sin embargo, constituyen uno de sus principales grupos de interés y que interactúan directamente con sus profesionales, con los usuarios, así como con el resto de los grupos, compartiendo sus esfuerzos diarios para garantizar una asistencia sanitaria de calidad.

Mecanismos para favorecer la transparencia en materia de compras de productos

 El modelo de Compras de la Plataforma de Logística Sanitaria de Sevilla se basa en las siguientes líneas estratégicas definidas por el SAS:

  • Reorganización de la cadena logística con la consolidación de las plataformas logísticas provinciales.
  • Ordenación del proceso de compra: Acuerdos marcos a nivel de servicios de apoyo y elaboración del PICA, Plan Integral de Contratación Administrativa por parte de las plataformas.
  • Uso racional de los productos: Gestión de los acuerdos de consumo con los servicios y UGC de los centros.

Para hacer operativas estas estrategias se ha desarrollado el Sistema Integral de Gestión Logística (SIGLO), herramienta informática corporativa que abarca la totalidad del circuito de gestión logística.

Para dar respuesta a las principales preocupaciones de las empresas proveedoras, además de las medidas ya comentadas, se desarrollan de forma directa por el Hospital, o bien a través de las líneas de actuación definidas a nivel Corporativo, las actuaciones siguientes:

Los proveedores del Servicio Andaluz de Salud deben inscribirse en el Centro de Empresas, plataforma de información y servicios integrados de carácter económico y administrativo que opera a través del portal de Internet del SAS.

Este centro contiene información que está dirigida a las empresas operadoras en el mercado de bienes, servicios u obras que actúan, o están interesados en hacerlo, como proveedores de los centros, instituciones sanitarias y servicios de apoyo que constituyen el Servicio Andaluz de Salud.

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El objetivo es establecer vías de comunicación eficientes y normalizadas entre el SAS y sus proveedores y dar cobertura a los flujos de información que necesita el sistema de gestión logística en distintos procesos: Catálogo, Banco, Contratación y Logística.

El Centro de Empresas pone a disposición de los proveedores un panel de servicios de gran utilidad para sus negocios con el Servicio Andaluz de Salud, entre los que cabe destacar el Sistema Integral de Gestión Logística (SIGLO) donde pueden consultar todo lo relativo a pedidos y facturación con las diferentes plataformas provinciales, así como dar de alta sus productos en el Banco de Bienes y Servicios de aquellos que quieran comercializar y puedan asociarse a genéricos existentes en el Catálogo de productos del Servicio Andaluz de Salud.

El acceso a SIGLO permite a los proveedores conocer el estado de los pedidos, albaranes y facturas, así como acceder al depósito, en su caso, que tienen constituido en los centros para controlar el stock de los mismos. Para poder conciliar las existencias de los depósitos con los proveedores, la Plataforma incluye entre sus objetivos el realizar, al menos una vez al año, un inventario de todos los depósitos constituidos formalmente en los Centros.

El Catálogo de Bienes y Servicios es el instrumento que identifica de manera ordenada y sistemática los bienes y servicios que se demandan en el Servicio Andaluz de Salud. Los proveedores deben de conocer los productos genéricos existentes en este catálogo y, lo que es más importante, las especificaciones técnicas que se requieren, para saber si sus productos se ajustan o no a las mismas. Esto resultará determinante, puesto que tales especificaciones serán las exigidas en los posteriores procedimientos de compra o, como se describe a continuación, para su inscripción en el Banco de Bienes y Servicios.

El Banco de Bienes y Servicios es una oficina virtual que opera a través del Portal de Internet del Servicio Andaluz de Salud en el apartado proveedores. Esta oficina está destinada, con carácter general, al intercambio de información de interés comercial entre las empresas proveedoras y este organismo.

Los proveedores que deseen dar a conocer aquellos productos nuevos, que no se comercializan en Andalucía y que no se encuentren en el Catálogo de Bienes y Servicios del SAS, podrán darlos de alta dentro del Banco de Productos en el apartado Productos Novedad, sólo a afectos informativos, pues no hay ninguna evaluación de los mismos.

 

Requisitos sobre el etiquetado de productos

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Los requisitos de simbolización para los productos de consumo adquiridos por el Servicio Andaluz de Salud están publicados en la Resolución de 9 de diciembre de 2005 (BOJA nº 249 de 23 de diciembre). Con carácter general, la simbolización de los productos debe ajustase a lo siguiente:

Contratación Administrativa

Los proveedores pueden acceder al mercado a través de los expedientes de contratación que se inician desde la Dirección Corporativa, mediante Compras Centralizadas con un único proveedor o acuerdos marco con varios proveedores o desde la Plataforma, donde también se inician expedientes de contratación para la adquisición de bienes y servicios, enmarcados en fomentar la concurrencia y la transparencia. Para ello, la Subdirección de Contratación Administrativa de la PLS Sevilla tiene entre sus objetivos el alcanzar que el 80% de las compras se realicen mediante contratación administrativa.

contrat admva 01La contratación administrativa se rige por el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, aprobado por el Real Decreto Legislativo 3/2011 de 14 de noviembre, el Real Decreto 817/2009, de 8 de mayo, por el que se desarrolla parcialmente la Ley, el Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, por el que se aprueba el Reglamento General de la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas, así como el Decreto 39/2011, de 22 de febrero, por el que se establece la organización administrativa para la gestión de la contratación de la Administración y sus entidades instrumentales y se regula el régimen de bienes y servicios homologados.

Actividad en el Área de Contratación Administrativa. Plan de choque 2013 - 2015

   
  2013 2014 2015
Expedientes formalizados 37 74 97 
Importe expedientes formalizados (millones de euros) 47,4 79,7 98,3 
Sesiones de Mesa de Contratación 40 44 53 
Nº asuntos tratados en Mesa de Contratación 75 135 361 
Actas Comisiones Técnicas 148 276 215 

Los criterios de adjudicación, en la medida de lo posible, se van uniformando según tipos de expedientes a través de los diferentes modelos de pliegos y del aplicativo SIGLO y, con carácter general, tienden a ser en su mayoría de valoración automática, mediante la aplicación de fórmulas. En cualquier caso el porcentaje atribuible a los criterios de valoración no automática o de juicio de valor, se limita a un 20% del total de criterios del pliego.

Por otro lado, hay constituidas en cada centro las Comisiones de Compras encargadas de evaluar los nuevos productos, desde la vertiente económica y técnica y del coste-efectividad. Estas comisiones fundan su trabajo en la GANT (Guía de adquisición de nuevas tecnologías: cuestionario de solicitud y criterios de evaluación), elaborado por la Agencia de Evaluación de Tecnologías Sanitarias de Andalucía en 1999.

Impacto de SIGLO en los costes de los proveedores

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La creación de las plataformas ha supuesto la agregación de las fases del proceso logístico integral, lo que ha permitido potenciar la fuerza de negociación global para mejorar el precio y condiciones generales en la adquisición de bienes y servicios del Organismo, la unificación de criterios en el consumo de artículos y la disminución de la variabilidad en la adquisición.

Las economías de escala permiten una disminución del volumen de existencias en los diversos niveles de almacenaje actual, reducción de obsolescencias, de caducidades, así como optimizar la distribución, tanto en recursos humanos, como mecánicos y materiales.

Pero, por otra parte, la implantación de SIGLO y de las Facturación electrónica (EDI) han supuesto, por la misma definición de los procedimientos (pedido-albarán-factura), la generación de un elevado número de pedidos y, por consiguiente, de facturas, lo que conlleva, por un lado, un aumento de los costes de gestión administrativa y, por otro, a un aumento de los costes de transporte para los proveedores.

Para intentar disminuir este impacto negativo están pilotándose, con determinadas empresas proveedoras, algunas soluciones consensuadas que permitan reducir el número de pedidos y, por consiguiente, de facturas, además del número de envíos y que, una vez puestas en marcha por un tiempo y evaluadas, se puedan trasladar a otras empresas.

Cumplimiento de plazos en el pago de los productos y servicios

La política global del pago a empresas proveedoras se realiza de forma centralizada en la Dirección General de Gestión Económica del SAS. Se escapa a la capacidad del Hospital el dar respuesta a esta preocupación, que, al igual que las anteriores, son medidas que se abordan desde al ámbito corporativo con el fin de potenciar actuaciones necesarias para la sostenibilidad global del SSPA.

Están unificados los procedimientos de pagos y la priorización de los mismos en todas las plataformas, según el documento de calidad elaborado por los subdirectores de Control de Operaciones.

No obstante, entre los principales objetivos de la Subdirección de Contabilidad de la Plataforma de Logística Sanitaria de Sevilla se encuentran la agilización en los plazos de gestión de las facturas con la finalidad de reducir el periodo de pago global.

Desde 2014 se vienen promoviendo mecanismos extraordinarios de pago a proveedores y, como consecuencia, el periodo medio de pago se ha reducido ampliamente respecto a años anteriores. En 2015 se ha conseguido sanear la deuda generada el año anterior, coincidiendo con el gasto provincial generado en un mes, por lo que puede considerarse que el periodo medio de pago global se ha situado en 30 días.

A ello ha contribuido la implantación de la factura electrónica desde el 1 de junio de 2.015, así como la consolidación del nuevo sistema de gestión presupuestaria y contable, que nos ha permitido reducir considerablemente los periodos medios de tramitación de la facturas hasta el ámbito de pago.

La entrada en vigor del Decreto de garantía de tiempos de pago de determinadas obligaciones de la Administración de la Junta de Andalucía y entes instrumentales en 2016 supondrá la reducción de los plazos del pago a veinte días desde la conformidad de la factura, lo que mejorará aún más las condiciones de pago a proveedores.

Estas circunstancias contribuirán a que las pequeñas y medianas empresas y los proveedores locales de este Hospital consigan una situación de liquidez y solvencia financiera que afiance su mantenimiento en el mercado a niveles competitivos y la estabilidad de los puestos de trabajos generados.